6ステップで1日のスケジュールを立てるには？

ToDoリストを作成する
タスクの整理を始める前に、まずその日に達成する必要があるすべてのことを書き留めます。会議、ワークアウト、約束などの繰り返しの項目だけでなく、締め切りや電話などの 1 回限りのタスクも含めます。リストをどの程度詳細にするかを決定できます。たとえば、「ランチに行く」を追加することで 1 日を組み立てるのに役立つ場合は、自由に含めてください。

ヒント：来週実行する必要があるすべてのタスクについて確信が持てなくても大丈夫です。新しいアイテムが登場したら、いつでもリストに追加できます。

タスクに優先順位を付ける
To Do リストが多すぎると感じても、心配しないでください。優先順位を付けると効果があります。優先順位を付けると、最初に何をする必要があるかが明確になります。のように見える場合

今日すべてを完了するわけではありませんが、どのタスクが最も即時に影響を及ぼし、優先する必要があるかがわかります。

優先順位を付けるには、各タスクに高、中、または低の優先順位のラベルを付けます。タスクを分類するときは、次の質問を考慮してください。

• 期限が決まっているタスクはどれですか?
• 特定の日に完了する必要があるタスクはどれですか?
• やり残した場合にストレスの原因となるタスクはどれですか?
• 次に取り組みたいタスクは何ですか?
• 待機できるタスクはどれですか?

ヒント：矛盾するタスクがある場合は、どちらがより緊急であるかを評価します。たとえば、あるプロジェクトがクライアント用で、別のプロジェクトが上司用の場合、クライアントのプロジェクトが優先される可能性があります。期限が重なった場合は、ためらわずに同僚や上司に助けを求めたり、可能な場合はタスクを委任したりしてください。

期限を設定する
To Do リストを確認し、すべてのタスクに明確な期限があることを確認します。正確な期日がわからない場合は、とりあえず妥当な期日を設定してください。後でいつでも調整できます。

優先順位付けと同様に、期限はどのタスクが最も緊急であるかを特定し、それらをいつ完了するかを決めるのに役立ちます。期限がないと、たとえ十分な時間があったとしても、重要な成果物を見逃してしまいがちです。実際、期限が明確でないことは、タスクが遅れる主な理由の 1 つです。

ヒント：締め切りは仕事だけのものではありません。マラソンのトレーニングと同じように、個人的な目標にも期限を設定します。たとえば、毎週何マイル走るかによってトレーニング計画を細分化し、レースに向けて完全に準備を整えます。

繰り返し発生するイベントを特定する
期限を設定したら、ToDo リストに定期的に発生するイベントをメモします。これらは、毎週の会議、毎月の読書会、またはクライアントとの定期的な電話会議などです。これらを強調表示して、見落とさないようにしてください。

時間、優先度、または期限ごとにタスクを整理する
ここからは、To Do リストを整理する楽しい部分です。時間、優先度、または期限に従ってタスクを整理します。毎日のスケジュールにタスクを組み込むときは、優先順位に基づいて作成した順序に従ってください。優先度の高いタスクは最初に完了する必要がありますが、優先度の低いタスクはその日または週の後半に保存しておいても構いません。定期的なイベントもスケジュール全体に散在させるようにしてください。タスクにチェックを入れていくと、自然と予定が埋まっていきます。

柔軟性を保つ
スケジュールを計画したら、始める準備が整いました。ただし、柔軟性を保つことが重要です。 1 日の初めに作成したスケジュールが、あなたの 1 日の展開と正確に一致するとは限りません。状況が変化し、タスクに予想より時間がかかることもあれば、予想よりも時間がかかることもあります。そのため、新しい優先事項や課題が発生したときに柔軟に対応できるようにしてください。